Est-ce que le CRM peut m'aider à automatiser certaines tâches administratives répétitives ?

Automatiser la création de contrat avec un CRM

Les constructeurs éditent de nombreux contrats dans le cadre de leur activité. L'utilisation d'un CRM propre au domaine de la construction peut permettre d'automatiser cette tâche administrative pour gagner du temps.

La création des contrats avec le client

Après la phase de découverte du client, vient souvent l'élaboration du projet. Ce qui vient acter le début de ce dernier et la signature du contrat par le client. Ce document est donc absolument central, dans la relation entre l'entreprise et ce dernier.

Il s'agit généralement d'un document long et complexe à concevoir, sans oublier l'intégralité des paramètres à prendre en compte. L'utilisation d'un CRM va venir récolter la data issue de la découverte du client, pour créer un contrat complet. Il permet ainsi non seulement de réduire le délai pour le concevoir, mais aussi d’épouser parfaitement le cahier des charges.

La création des contrats des prestataires

La plupart des entreprises de construction font aussi appel à des prestataires. Le CRM peut permettre d'automatiser la génération des contrats qui leur sont proposés. Le contrat sera ici aussi le plus précis possible, grâce à une prise en compte des informations relatives au projet.

La facturation automatique avec un CRM

Le CRM automatise aussi la facturation du constructeur. Il peut dans un premier temps permettre de générer des devis en un clin d'œil, grâce à la saisie des différentes informations.

On peut aussi prévoir, grâce à la partie planification du chantier, la génération automatique de factures. Ainsi, lorsqu'un livrable est fourni, la solution informatique va automatiquement générer la facture correspondante.

Le professionnel gagne alors du temps, puisqu'il n'a pas à effectuer un suivi régulier des éléments pouvant déclencher la facturation. La démarche administrative est quant à elle entièrement prise en compte par le logiciel. Il y a un site plus à effectuer une facturation manuelle sur Excel ou sur un logiciel de facturation.

Automatiser le suivi administratif des dossiers

Qu'il s'agisse d'un chantier de construction ou de rénovation, il y a souvent beaucoup de démarches administratives à effectuer. Le constructeur peut accompagner le client dans les différentes démarches. L'utilisation d'un CRM va permettre de suivre automatiquement l'avancée de ces démarches, en réduisant considérablement les ressources humaines nécessaires pour s'en occuper.

Le logiciel peut effectivement permettre d'enregistrer les documents fournis par le client, et même déclencher des notifications pour le constructeur. Le temps de travail des professionnels de la construction est ainsi optimisé autour de missions plus essentielles.

L’envoi de recommandé électronique

Pour les professionnels de la construction, la nécessité d'envoyer des recommandés est assez fréquente. À différents moments de la relation avec des clients ou encore avec des prestataires, il y aura donc un besoin de tracer le courrier papier envoyé.

Le CRM est un logiciel qui permet d'automatiser l'envoi de courrier en recommandé. Il va aussi permettre de suivre la réception de ces derniers.

Contrairement aux idées reçues, la solution informatique est donc susceptible de gérer bien plus que les échanges virtuels entre les clients et l'entreprise. Il s'agit d'une solution complète, qui accompagne le constructeur dans la totalité des démarches administratives qui lui appartiennent.

La signature électronique des documents avec un CRM

Sans utilisation d'un CRM, les constructeurs sont encore soumis à la signature papier. Grâce au logiciel, il est possible de recueillir la signature des clients sans leur demander de se déplacer. Cela permet de fluidifier les échanges, tout en donnant une image moderne de l'entreprise.

Du point de vue du professionnel comme des clients, cela permet aussi de gagner un temps précieux en réduisant les délais administratifs.

Les solutions les plus performantes permettent d'envoyer les demandes de signature électronique automatiquement. Une fois cette dernière recueillie, le logiciel peut aussi entraîner le déclenchement d'autres actions, comme la mise en place du planning ou la commande de matériaux.

Pourquoi utiliser un CRM pour l’administratif ?

Utiliser un CRM pour gérer l'administratif d'un constructeur est une excellente idée. Quand l'administratif est géré exclusivement par l'humain, il y a effectivement un plus grand risque d'erreur, sur les documents qui sont édités. Par exemple, la mise en place de contrat par la solution informatique permet de créer des documents complets.

On observe aussi une plus grande fluidité dans la réalisation de ces démarches administratives, lorsqu'elle est accompagnée par un CRM. Cela permet donc de gagner du temps, et d'assurer une meilleure coordination au sein de l'entreprise. À terme, c'est la satisfaction des clients qui est directement impactée de façon positive.